Objetivo y Ámbito de Aplicación Este protocolo establece las pautas para el trabajo a distancia (teletrabajo) y el registro horario remoto en la empresa. Su objetivo es garantizar que todos los empleados que realicen teletrabajo cumplan con la normativa vigente en España en materia de control horario y trabajo a distancia, asegurando un registro fiel de la jornada laboral​ boe.es. Se aplica a todos los trabajadores de la compañía que desempeñen sus funciones total o parcialmente en modalidad de teletrabajo, y deberá ser respetado tanto por los empleados como por sus responsables.   Especificaciones del Sistema de Registro Horario Sistema en la nube: La empresa utiliza un software de registro horario alojado en la nube, lo que permite acceder a la plataforma desde cualquier ubicación con conexión a internet. Todos los fichajes quedan almacenados de forma segura en la nube y son accesibles para su consulta por RR.HH. en tiempo real. Accesible desde múltiples dispositivos: Los empleados pueden fichar su jornada desde el ordenador, teléfono móvil o cualquier dispositivo con acceso a internet. Esto facilita el registro inmediato de la jornada, incluso cuando el empleado no esté en su puesto físico de trabajo. Identificación personal: Cada trabajador dispone de unas credenciales únicas (usuario/clave personal) asignadas para el sistema de fichaje. Esta clave personal es intransferible y equivale a una firma digital del empleado en cada registro de entrada o salida. El uso de credenciales personales asegura que el registro horario se asocia inequívocamente a cada trabajador, cumpliendo con la obligación legal de identificar al empleado que realiza la jornada. Ausencia de datos biométricos: El sistema no recopila datos biométricos del trabajador (no se utilizan huella dactilar, reconocimiento facial, imágenes, etc.) para realizar el fichaje, respetando así la privacidad del empleado. Solo se requieren las credenciales personales para registrar la jornada. Esta medida está alineada con la normativa de protección de datos y con la ley de trabajo a distancia, que prohíbe obligar al empleado a instalar software invasivo en sus dispositivos personales​. De este modo, se garantiza la protección de la intimidad del trabajador durante el control horario.   Procedimiento de Registro de Jornada en Teletrabajo Para llevar un registro horario fiable de la jornada en modalidad de teletrabajo, se seguirá el siguiente procedimiento: Inicio de la jornada: Al comenzar su jornada laboral, el empleado deberá fichar la entrada mediante el sistema remoto. Esto implica acceder al software de registro (vía web o aplicación autorizada) e introducir su clave personal para registrar la hora exacta de inicio de su trabajo. El sistema confirmará el registro de entrada y almacenará la marca horaria asociada al trabajador. Pausas durante la jornada: Si el empleado realiza una pausa considerable (por ejemplo, para comer o ausentarse por motivos personales autorizados), deberá registrar la pausa si el sistema lo permite o, en su defecto, notificar dicha pausa conforme al procedimiento interno (p. ej., utilizando las funcionalidades de pausa del propio software o comunicándolo a su responsable). Esto asegura que el registro refleje únicamente el tiempo de trabajo real. En cualquier caso, el empleado debe respetar los descansos mínimos legales (como las 12 horas entre jornadas y el descanso semanal) y la empresa verificará que el registro horario así lo refleje​. Finalización de la jornada: Al término de su jornada laboral diaria, el trabajador deberá fichar la salida a través del mismo sistema, registrando la hora exacta de finalización de su trabajo. Es importante que la salida se fiche en el momento real de cese de la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pudiera pactarse. El registro horario diario debe incluir, como mínimo, el momento de inicio y de fin de la jornada de trabajo de cada empleado​ boe.es. Confirmación del registro: El sistema, al utilizar credenciales personales, considera válidos los registros efectuados por el trabajador. No obstante, el empleado podrá verificar sus registros de jornada y comunicar a RR.HH. cualquier error o incidencia (olvido de fichar, fichaje erróneo, etc.) para su subsanación. La empresa podrá requerir una confirmación del trabajador sobre los reportes mensuales de horas, asegurando así la veracidad de los datos recopilados. Incidencias técnicas: Si por alguna razón tecnológica (falla de internet, caída del sistema, etc.) el empleado no pudiera fichar en el momento debido, deberá informar de inmediato a su responsable o al departamento de RR.HH. aportando la hora real de inicio o fin de la jornada. RR.HH. habilitará un mecanismo de registro manual de emergencia para anotar ese fichaje y luego incorporarlo al sistema una vez restablecido, de modo que no quede ningún día sin registro. Este procedimiento deberá realizarse todos los días de trabajo, incluyendo aquellos días en que el empleado esté teletrabajando parcialmente (por ejemplo, si combina trabajo presencial y remoto). El objetivo es que quede reflejado fielmente el tiempo de trabajo efectivo de cada persona en modalidad de teletrabajo​.   Cumplimiento de la Normativa Vigente. Este protocolo está alineado con la legislación en materia de registro de jornada y teletrabajo, asegurando que se cumplen todas las obligaciones legales relevantes: Registro diario de jornada (Art. 34.9 ET): Conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa garantiza el registro diario de la jornada de cada empleado, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de cada día de trabajo​. La empresa conservará estos registros diarios durante al menos 4 años, teniéndolos siempre disponibles para el trabajador, sus representantes legales o la Inspección de Trabajo si así se requieren​. Ley de Trabajo a Distancia (Ley 10/2021): De acuerdo con la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia (que regula el teletrabajo en España), los empleados remotos tienen los mismos derechos y obligaciones que los presenciales. El registro horario también es exigible en el teletrabajo, debiendo reflejar fielmente el tiempo de trabajo realizado. Nuestra herramienta en la nube se adecúa a este mandato legal, permitiendo que el teletrabajador anote sus horas de forma flexible pero exacta. Acuerdo de trabajo a distancia: La normativa vigente exige que el teletrabajo sea voluntario y reversible, formalizándose mediante un acuerdo por escrito entre empresa y empleado​. En nuestra organización, cualquier persona que pase a teletrabajar total o parcialmente firmará un acuerdo de trabajo a distancia en el que se detallan las condiciones de la modalidad

    PROTOCOLO DE FORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SOBRE EL CONTROL HORARIO OBJETIVO Este protocolo establece un plan de formación y comunicación para garantizar que todos los empleados y responsables de RR.HH. comprendan y utilicen correctamente el sistema de control horario. Su finalidad es asegurar el cumplimiento normativo, mejorar la eficiencia en el registro de jornada y evitar errores o sanciones. ALCANCE Aplica a todos los trabajadores, directivos, responsables de recursos humanos y otros empleados encargados de la gestión del control horario en la empresa. PLAN DE FORMACIÓN PARA TRABAJADORES. Se desarrollará una formación obligatoria para todos los trabajadores en la que se abordarán los siguientes temas: Normativa de control horario: Obligación de fichar y normativa aplicable (Real Decreto-ley 8/2019). Sistema de fichaje utilizado: DETALLAR EL SISTEMA. Procedimiento de fichaje: Cómo registrar entrada, salida y pausas. Corrección de errores: Qué hacer si se olvida fichar o hay un error en el registro. Derechos del trabajador: Acceso a sus registros. Desconexión digital: Garantía de no recibir comunicaciones fuera del horario laboral. 📌 Formato de la formación: Sesión presencial o virtual con demostración práctica. COMUNICACIÓN DE CAMBIOS EN EL SISTEMA DE FICHAJE 4.1. Procedimiento de comunicación Cuando se realicen cambios en el sistema de fichaje (por ejemplo, cambio de plataforma o nueva normativa), la empresa seguirá estos pasos: 1️⃣ Notificación previa con al menos 15 días de antelación. 2️⃣ Envío de un comunicado oficial por correo electrónico, portal interno o tablón de anuncios. 3️⃣ Sesión informativa opcional para resolver dudas sobre el nuevo sistema. 4️⃣ Actualización del manual de usuario con los cambios aplicados. 4.2. Medios de comunicación utilizados 📧 Correo electrónico corporativo para todos los empleados. 🌐 Intranet o portal del empleado con documentos y guías de apoyo. 📌 Reuniones informativas presenciales o virtuales según disponibilidad. 📞 Canal de consultas con RR.HH. para resolver dudas. RESPONSABILIDADES 🔹 Empleados: Cumplir con el procedimiento de fichaje y asistir a la formación obligatoria. 🔹 Responsables de RR.HH.: Asegurar la correcta implementación, supervisión y resolución de incidencias. 🔹 Dirección de la empresa: Garantizar que el sistema cumple con la normativa y que la formación sea accesible para todos. REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA Se evaluará la eficacia del protocolo cada 6 meses a través de encuestas de satisfacción y auditorías internas. En caso de detectar problemas, se realizarán ajustes y mejoras en el proceso de formación y comunicación.

Introducción La inteligencia artificial (IA) se ha convertido en una herramienta fundamental para diversas industrias, desde la medicina hasta el marketing. Su capacidad para procesar grandes volúmenes de datos y encontrar patrones ha permitido avances significativos en la personalización de servicios, la automatización de procesos y la mejora de la toma de decisiones. Sin embargo, este progreso plantea una preocupación creciente: ¿Cómo garantizar la protección de los datos personales en un entorno donde la IA depende de ellos para funcionar? Recientemente, Netflix ha estrenado una serie sobre el futuro según Bill Gates, en la cual el primer capítulo se dedica a la inteligencia artificial. En este episodio, se destaca que si algo sustenta el funcionamiento de la IA, es precisamente el uso masivo de datos. Esto nos plantea una cuestión crucial, especialmente para las empresas responsables de la protección de datos: ¿Cómo manejar adecuadamente la información personal en una era impulsada por la IA? En un mundo donde la información personal es un activo valioso, la IA y la protección de datos se encuentran en una encrucijada. Los usuarios exigen cada vez más transparencia y control sobre cómo se manejan sus datos, mientras que las organizaciones buscan maximizar el uso de esa información para obtener ventajas competitivas. En este contexto, es fundamental no solo hacer consideraciones jurídicas, sino también abordar los desafíos éticos que surgen de la intersección entre la IA y la privacidad. IA y el uso de datos La inteligencia artificial se sustenta en grandes cantidades de datos para entrenar sus algoritmos y mejorar su precisión. Estos datos provienen de diversas fuentes, como redes sociales, registros médicos, compras en línea y dispositivos inteligentes. Gracias a esta información, los sistemas de IA pueden identificar patrones, predecir comportamientos y tomar decisiones con base en la evidencia. Esto ha permitido avances importantes en sectores como la salud, donde la IA ayuda a detectar enfermedades más rápido, o en el comercio, donde se emplea para personalizar ofertas y mejorar la experiencia del usuario. Sin embargo, el uso masivo de datos personales plantea preocupaciones sobre la privacidad y el control de la información. A medida que las empresas dependen más de la IA para decisiones automatizadas, también surge la necesidad de garantizar un tratamiento responsable de los datos, respetando los derechos de los usuarios y asegurando que la información sea utilizada de manera ética y transparente. Retos de la IA para la privacidad El uso intensivo de datos personales por parte de la IA presenta varios retos en términos de privacidad. Uno de los principales problemas es la recopilación masiva de datos sin el consentimiento explícito de los usuarios. Muchas veces, la información es extraída de fuentes como redes sociales o historiales de navegación sin que los individuos sean conscientes del alcance de la recolección. Otro desafío importante es el riesgo de sesgos en los algoritmos. La IA no solo procesa datos, sino que también aprende de ellos. Si los conjuntos de datos utilizados contienen sesgos, los algoritmos pueden reproducir o incluso amplificar esos sesgos, lo que lleva a resultados injustos o discriminatorios. Esto es especialmente preocupante en áreas como la contratación, el crédito o el sistema judicial, donde las decisiones automatizadas pueden tener consecuencias profundas en la vida de las personas. Finalmente, la vulnerabilidad ante ciberataques es otro reto significativo. Los sistemas de IA que manejan grandes volúmenes de datos personales son un objetivo atractivo para los hackers. Un ataque exitoso podría exponer información sensible de millones de personas, lo que no solo afectaría la privacidad individual, sino que también dañaría la confianza pública en el uso de la IA. Regulación de la IA y la protección de datos Como ocurre en muchas áreas del ámbito jurídico, la regulación suele ir un paso por detrás de la realidad, y esto se acentúa aún más en un campo tan dinámico como la inteligencia artificial (IA). En Europa, se ha promulgado la Ley de IA [Reglamento (UE) 2024/1689], que establece normas armonizadas sobre el uso de la inteligencia artificial. Además, en febrero de 2024, se creó la Oficina Europea de IA dentro de la Comisión Europea, cuya función es supervisar el cumplimiento y la aplicación de dicha ley en los Estados miembros. En España, el Real Decreto 729/2023, de 22 de agosto, aprobó el Estatuto de la Agencia Española de Supervisión de Inteligencia Artificial, encargada de velar por el uso responsable de la IA en el país. Por su parte, la Agencia Española de Protección de Datos ha publicado varias guías y recomendaciones sobre el uso de la IA en relación con la protección de datos personales. Sin embargo, de este breve resumen, se puede concluir que las velocidades de desarrollo de la IA y las de los reguladores aún no son equiparables. La capacidad de los organismos reguladores para adaptarse a la evolución constante de la IA es limitada, sobre todo porque la inteligencia artificial, no lo olvidemos, ajusta y muta su comportamiento en función de los datos que recibe. Esto plantea el riesgo de que las normativas no logren cubrir todas las posibles implicaciones de su uso a tiempo. Retos y soluciones La intersección de la inteligencia artificial y la protección de datos plantea numerosos desafíos que deben abordarse de manera integral. Uno de los retos más significativos es el uso de datos personales sin el consentimiento adecuado, lo que puede llevar a violaciones de la privacidad. Las organizaciones deben implementar mecanismos claros para garantizar que los usuarios sean informados sobre cómo se recopilan y utilizan sus datos, así como ofrecer opciones para que puedan gestionar su información de manera efectiva. Para enfrentar estos desafíos, es fundamental adoptar mejores prácticas en el desarrollo y la implementación de la IA. Esto incluye la adopción de técnicas de anonimización de datos y la implementación de enfoques de privacidad desde el diseño, asegurando que la protección de datos sea una consideración central desde el inicio del proceso. Además, las empresas deben realizar auditorías periódicas de sus sistemas de IA para evaluar y mitigar posibles sesgos algorítmicos, garantizando que las decisiones automatizadas sean justas y equitativas. Conclusiones A pesar de los retos que

Cuando Ricado H, CEO español de la multinacional, fue citado a una reunión a las 9 de la mañana con su jefe de Europa y él informático, nunca pudo adivinar de que se trataba. Treinta años en una empresa, a la que había hecho crecer y consolidado sus beneficios, no lo prepararon precisamente para él despido, y que en ese momento sus claves de acceso fueran bloqueadas. El motivo: incumplimiento de códigos éticos. Antonio M. tenía prácticamente finalizada su compra por internet, cuando acudió a los comentarios de Google. De inmediato la suspendió al comprobar incumplimientos en sus políticas laborales y ausencias en los canales internos de comunicación. Y es que en esta era de interconexión y de hiperconocimiento, una gestión ética de las organizaciones se ha hecho indispensable. Los clientes, los proveedores y los trabajadores no solo piden que se gestione eficazmente, sino que se haga de acuerdo a unos estándares éticos, y de cumplimiento de toda la legislación. Pero está normativa se ha multiplicado, lo que ha llevado a las organizaciones a su desconocimiento e incumplimiento.  Y lo que aún es peor, a que cualquier externo desconozca si se están aplicando, obteniendo de está forma una imagen negativa de la organización. Abramos una ventana al exterior: El Canal Ético. ¿Pero que es un canal ético?. Podemos definirlo como la relación de la empresa o entidad pública con los terceros, público, trabajadores, proveedores, etc. Él marco en que cualquier persona que establezca relaciones con nuestra organización conozca sus políticas internas, y como establecer contacto, de forma anónima o identificada. ¿Qué puede caber en un canal ético?. No hay una lista cerrada, lo importante es él concepto de  que lo integre cualquier normativa relacionada con él cumplimiento normativo, o con políticas de cumplimiento ético. El protocolo contra él acoso es uno de estas normas de cumplimiento obligatorio que se encuentra en el Canal Ético. Resulta imprescindible contar con un entorno laboral seguro y respetuoso para todos los empleados, y que él conjunto de normas que lo regulan sean conocidos por estos y por los terceros. La transparencia es uno de los ejes conductores del cumplimiento normativo, lo que se consigue con él Canal Ético. Un protocolo para la desconexión digital  es un aspecto cada vez más relevante en la era del teletrabajo, por lo que su regulación y puesta en público conocimiento es indispensable. ¿Textos genéricos o políticas adaptadas?. Pues dependerá en muchos casos de la existencia de un departamento de cumplimiento normativo en la organización. Caso de que este no existe, podrá implementarse textos que contengan la totalidad de los elementos exigidos por la normativa. Un software para gestionar El Canal Ético. Ante él volumen de información existente, ante la ingente cantidad de normativa, soló hay una solución: la facilidad. El santo grial de la informática es la usabilidad, que el producto sea intuitivo. No más de unos pocos segundos para comprenderlo, para no desecharlo. Y en este sentido hemos desarrollado el Canal Ético DATAGEST. Él canal tiene un doble componente. Actúa de punto único de toda la normativa de cumplimiento obligatorio, y facilita la comunicación entre los terceros y la empresa o entidad administrativa. El enlace Canal Ético, colocado junto a otros como Política de Privacidad o Aviso legal, da entrada a dos nuevos enlaces Cumplimiento y Comunícate con nosotros. En el primero de ellos vamos a recoger toda la política de Compliance de la organización (protocolo de acoso, desconexión digital, políticas propias, etc.). El segundo es él encargado de recoger cualquier instrumento de comunicación, en particular el Canal de Denuncias. Este SII (Sistema interno de información) permite la comunicación o formulación de denuncias, anónimas o identificadas, asegurando la protección de la identidad del denunciante, simplificando los procesos de instrucción y resolución. Y que además sea fácil. Facilidad para el público, trabajadores y terceros. Pero también facilidad para la empresa u organización que lo implementa. Este Canal Ético viene preparado para su usuario y personalizado con los logos y signos distintivos del destinatario. La facilidad también tendrá que percibirla el personal de la organización, y para ello se imparte una breve formación sobre sus aspectos esenciales. Con todo ello se logrará generar y mantener una cultura basada en la transparencia y el respeto, promoviendo además un entorno laboral ético.