POR QUÉ IMPLANTAR UN SISTEMA DE CONTROL HORARIO HOY

Implantar un sistema de control horario digital ya no es solo una mejora organizativa: es una medida urgente de protección legal, laboral y económica. Aunque algunas organizaciones siguen esperando una obligatoriedad específica, la realidad normativa y laboral actual deja poco margen para la inacción. Estas son las razones clave por las que implantar hoy un sistema digital de control horario es una necesidad urgente.

1. Riesgos laborales: inspecciones y sanciones frecuentes

Aunque no haya entrado en vigor la nueva normativa, desde mayo de 2019, el registro diario de jornada es obligatorio en todas las empresas, y su incumplimiento vigilado por la Inspección de Trabajo, con importantes sanciones, a menudo por denuncias de los propios trabajadores. Entre las deficiencias más habituales encontramos la ausencia de registro diario o registros inadecuados, los sistemas manipulables (papel, Excel sin trazabilidad), y no conservar los registros durante 4 años.

2. Riesgos por incumplimiento en protección de datos

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha endurecido su postura respecto al uso de datos biométricos en el ámbito laboral. La guía publicada en noviembre de 2023 establece que el tratamiento biométrico (huella, reconocimiento facial) es de alto riesgo, sin que sea válido el consentimiento del trabajador.

3. Clima laboral y prevención de conflictos

Los sistemas manuales o poco fiables no solo fallan ante una inspección, sino que alimentan conflictos con la plantilla. La falta de transparencia en los fichajes, las dudas sobre horas extras no reconocidas o los turnos mal registrados pueden derivar en denuncias individuales o colectivas y conflictos con representantes sindicales.

Un sistema digital proporciona acceso inmediato al trabajador a su información, reduce los errores y demuestra una gestión objetiva, favoreciendo un entorno de trabajo más justo, transparente y estable. Prevenir conflictos laborales es más rentable que gestionarlos cuando estallan.

4. Implantar hoy evita costes y errores mañana

Esperar a que el sistema sea obligatorio por ley o requerido por una inspección puede resultar muy caro. Las implantaciones cuando ya se ha declarado la obligatoriedad suelen implicar errores en su implantación y costes más altos por elección de soluciones inadecuadas.

Por el contrario, implantar hoy permite adaptar el sistema a las necesidades reales de la empresa, formar adecuadamente al personal y migrar los procesos con seguridad y eficiencia.

Como conclusión puede decirse que la implantación hoy no es una opción sino una necesidad, que redunda en aumentar eficacia y reducir riesgos y costes.