1. Objetivo y Ámbito de Aplicación

Este protocolo establece las pautas para el trabajo a distancia (teletrabajo) y el registro horario remoto en la empresa. Su objetivo es garantizar que todos los empleados que realicen teletrabajo cumplan con la normativa vigente en España en materia de control horario y trabajo a distancia, asegurando un registro fiel de la jornada laboral​ boe.es. Se aplica a todos los trabajadores de la compañía que desempeñen sus funciones total o parcialmente en modalidad de teletrabajo, y deberá ser respetado tanto por los empleados como por sus responsables.

 

2. Especificaciones del Sistema de Registro Horario

• Sistema en la nube: La empresa utiliza un software de registro horario alojado en la nube, lo que permite acceder a la plataforma desde cualquier ubicación con conexión a internet. Todos los fichajes quedan almacenados de forma segura en la nube y son accesibles para su consulta por RR.HH. en tiempo real.
• Accesible desde múltiples dispositivos: Los empleados pueden fichar su jornada desde el ordenador, teléfono móvil o cualquier dispositivo con acceso a internet. Esto facilita el registro inmediato de la jornada, incluso cuando el empleado no esté en su puesto físico de trabajo.
• Identificación personal: Cada trabajador dispone de unas credenciales únicas (usuario/clave personal) asignadas para el sistema de fichaje. Esta clave personal es intransferible y equivale a una firma digital del empleado en cada registro de entrada o salida. El uso de credenciales personales asegura que el registro horario se asocia inequívocamente a cada trabajador, cumpliendo con la obligación legal de identificar al empleado que realiza la jornada.
• Ausencia de datos biométricos: El sistema no recopila datos biométricos del trabajador (no se utilizan huella dactilar, reconocimiento facial, imágenes, etc.) para realizar el fichaje, respetando así la privacidad del empleado. Solo se requieren las credenciales personales para registrar la jornada. Esta medida está alineada con la normativa de protección de datos y con la ley de trabajo a distancia, que prohíbe obligar al empleado a instalar software invasivo en sus dispositivos personales​. De este modo, se garantiza la protección de la intimidad del trabajador durante el control horario.

 

3. Procedimiento de Registro de Jornada en Teletrabajo

Para llevar un registro horario fiable de la jornada en modalidad de teletrabajo, se seguirá el siguiente procedimiento:

1. Inicio de la jornada: Al comenzar su jornada laboral, el empleado deberá fichar la entrada mediante el sistema remoto. Esto implica acceder al software de registro (vía web o aplicación autorizada) e introducir su clave personal para registrar la hora exacta de inicio de su trabajo. El sistema confirmará el registro de entrada y almacenará la marca horaria asociada al trabajador.
2. Pausas durante la jornada: Si el empleado realiza una pausa considerable (por ejemplo, para comer o ausentarse por motivos personales autorizados), deberá registrar la pausa si el sistema lo permite o, en su defecto, notificar dicha pausa conforme al procedimiento interno (p. ej., utilizando las funcionalidades de pausa del propio software o comunicándolo a su responsable). Esto asegura que el registro refleje únicamente el tiempo de trabajo real. En cualquier caso, el empleado debe respetar los descansos mínimos legales (como las 12 horas entre jornadas y el descanso semanal) y la empresa verificará que el registro horario así lo refleje​.
3. Finalización de la jornada: Al término de su jornada laboral diaria, el trabajador deberá fichar la salida a través del mismo sistema, registrando la hora exacta de finalización de su trabajo. Es importante que la salida se fiche en el momento real de cese de la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pudiera pactarse. El registro horario diario debe incluir, como mínimo, el momento de inicio y de fin de la jornada de trabajo de cada empleado​ boe.es.
4. Confirmación del registro: El sistema, al utilizar credenciales personales, considera válidos los registros efectuados por el trabajador. No obstante, el empleado podrá verificar sus registros de jornada y comunicar a RR.HH. cualquier error o incidencia (olvido de fichar, fichaje erróneo, etc.) para su subsanación. La empresa podrá requerir una confirmación del trabajador sobre los reportes mensuales de horas, asegurando así la veracidad de los datos recopilados.
5. Incidencias técnicas: Si por alguna razón tecnológica (falla de internet, caída del sistema, etc.) el empleado no pudiera fichar en el momento debido, deberá informar de inmediato a su responsable o al departamento de RR.HH. aportando la hora real de inicio o fin de la jornada. RR.HH. habilitará un mecanismo de registro manual de emergencia para anotar ese fichaje y luego incorporarlo al sistema una vez restablecido, de modo que no quede ningún día sin registro. Este procedimiento deberá realizarse todos los días de trabajo, incluyendo aquellos días en que el empleado esté teletrabajando parcialmente (por ejemplo, si combina trabajo presencial y remoto). El objetivo es que quede reflejado fielmente el tiempo de trabajo efectivo de cada persona en modalidad de teletrabajo​.

 

4. Cumplimiento de la Normativa Vigente.

Este protocolo está alineado con la legislación en materia de registro de jornada y teletrabajo, asegurando que se cumplen todas las obligaciones legales relevantes:

• Registro diario de jornada (Art. 34.9 ET): Conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa garantiza el registro diario de la jornada de cada empleado, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de cada día de trabajo​. La empresa conservará estos registros diarios durante al menos 4 años, teniéndolos siempre disponibles para el trabajador, sus representantes legales o la Inspección de Trabajo si así se requieren​.
• Ley de Trabajo a Distancia (Ley 10/2021): De acuerdo con la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia (que regula el teletrabajo en España), los empleados remotos tienen los mismos derechos y obligaciones que los presenciales. El registro horario también es exigible en el teletrabajo, debiendo reflejar fielmente el tiempo de trabajo realizado. Nuestra herramienta en la nube se adecúa a este mandato legal, permitiendo que el teletrabajador anote sus horas de forma flexible pero exacta.
• Acuerdo de trabajo a distancia: La normativa vigente exige que el teletrabajo sea voluntario y reversible, formalizándose mediante un acuerdo por escrito entre empresa y empleado​. En nuestra organización, cualquier persona que pase a teletrabajar total o parcialmente firmará un acuerdo de trabajo a distancia en el que se detallan las condiciones de la modalidad (horario, distribución entre presencial/remoto, medios proporcionados, compensación de gastos, etc.), conforme al contenido mínimo legal (art. 7 de la Ley de Trabajo a Distancia). Este protocolo complementa dicho acuerdo en lo referente al registro horario remoto. Si aún no existe una política interna detallada de teletrabajo, nos basamos en lo estipulado en estos acuerdos individuales y en la legislación vigente para regir la relación de teletrabajo.
• Derecho a la desconexión digital:  Se reconoce expresamente el derecho del trabajador a la desconexión fuera de su horario laboral, tal como establecen el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales y el artículo 18 de la Ley de Trabajo a Distancia​, boe.es. Esto significa que, una vez finalizada la jornada y fichada la salida, el empleado no estará obligado a atender comunicaciones ni tareas hasta el inicio de su siguiente jornada. La empresa, por tanto, se compromete a no exigir disponibilidad fuera del horario registrado de trabajo y a respetar los tiempos de descanso legales.
• Respeto al tiempo de trabajo y descansos: El sistema de registro nos ayuda a asegurar que se respetan la jornada máxima y los descansos mínimos. La empresa vigilará que entre la hora de salida de un día y la de entrada del siguiente medien al menos 12 horas (descanso diario) y que semanalmente se disfruten los descansos legalmente previstos. Asimismo, cualquier prolongación de la jornada (horas extraordinarias) deberá ser autorizada y registrada, nunca impuesta encubiertamente.

 

5. Normativa Interna y Mejora Continua

Este protocolo cumple con la normativa general en la materia y está diseñado para evolucionar con la incorporación de normativa interna específica en materia de teletrabajo y desconexión digital. La empresa revisará y actualizará este protocolo cuando sea necesario, asegurando su vigencia y eficacia.

 

6. Control, Supervisión y Prevención de Fraude

El sistema de registro horario remoto, junto con la gestión de RR.HH., permite un control eficaz del cumplimiento de la jornada, minimizando posibles fraudes o abusos, siempre respetando la privacidad y dignidad de los trabajadores:

• Acceso de RR.HH.: El Departamento de Recursos Humanos tiene acceso completo a la plataforma de fichaje, lo que le permite supervisar los registros de todos los empleados. RR.HH. puede generar informes de horas trabajadas, verificar fichajes en tiempo real y detectar incidencias (como fichajes omitidos, duplicados o fuera de horario habitual). Esta supervisión garantiza que la información registrada sea correcta y que los empleados cumplen con sus horarios asignados.
• Detección de irregularidades: Aunque confiamos en la responsabilidad de los trabajadores, el sistema está configurado para señalar situaciones atípicas, como ausencias de fichaje, solapamiento de horarios o jornadas excesivamente largas sin pausas. Si se detecta alguna anomalía o posible fraude (por ejemplo, un intento de fichar por otro compañero, o registros que no cuadran con la carga de trabajo), RR.HH. investigará el caso de forma confidencial. Cabe recordar que intentar manipular el registro horario o fichar por un tercero constituye una falta grave de acuerdo con nuestras normas internas de comportamiento y puede dar lugar a sanciones disciplinarias.
• Medidas de seguridad en el fichaje: Actualmente, no se ha implementado un segundo factor de autenticación o verificación adicional aparte de la clave personal, puesto que confiamos en que esta, junto con las auditorías de RR.HH., es suficiente. No obstante, los empleados deben mantener sus credenciales seguras y no compartir su clave personal con nadie. Si se sospecha que las credenciales pudieran haber sido usadas por otra persona, se deberá informar de inmediato a RR.HH. para tomar medidas (cambio de claves, investigación).
• Respeto a la privacidad y proporcionalidad: Cualquier medida de control o vigilancia adoptada por la empresa en el contexto del teletrabajo se realizará con respeto absoluto a la dignidad y privacidad de los empleados. La Ley de Trabajo a Distancia permite al empleador ejercer las medidas de vigilancia y control que estime oportunas para verificar el cumplimiento laboral, pero siempre guardando la consideración debida al trabajador​. En línea con esto, nos comprometemos a que los mecanismos de control horario y productividad serán proporcionados, idóneos y necesarios, evitando en todo momento intrusiones injustificadas en la intimidad del teletrabajador. Por ejemplo, la empresa no activará la cámara o el micrófono del dispositivo del empleado para verificar su presencia, ni requerirá sistemas biométricos o geolocalización constante, ya que ello podría vulnerar su derecho a la intimidad si no está justificado. Solo se implementarán medidas de control automatizado que respeten la normativa (LO 3/2018 y principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad)​.
• Protección de datos: Los datos recopilados por el sistema de registro horario (horas de entrada/salida, incidencias y, en su caso, datos técnicos de fichaje) se tratarán conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantías de derechos digitales. Serán utilizados únicamente para los fines de gestión de la jornada laboral, control del cumplimiento horario y acreditación de tiempos de trabajo ante posibles inspecciones o reclamaciones. No se cederán a terceros salvo obligación legal. Los empleados podrán ejercer sus derechos de acceso y consulta sobre sus propios registros horarios en cualquier momento. Además, al no recabarse datos especialmente protegidos (biométricos), se minimizan los riesgos para la privacidad. La empresa ha implementado medidas de seguridad para prevenir accesos no autorizados a estos datos en la nube (como contraseñas robustas, cifrado y controles de acceso restringido a RR.HH.).

En conclusión, el enfoque de la empresa combina la confianza en sus empleados con verificaciones razonables a través del sistema y RR.HH. para asegurar que el registro horario remoto sea fidedigno. Si bien no se establece un sistema adicional de verificación obligatoria (por no considerarse necesario de inicio), permanecemos atentos a posibles mejoras tecnológicas o procedimentales que pudieran incorporarse voluntariamente para reforzar la integridad del sistema sin lesionar la privacidad de la plantilla. Cualquier sospecha de fraude o uso indebido del sistema será investigada garantizando la presunción de inocencia del trabajador y, de confirmarse la irregularidad, se tomarán las medidas disciplinarias oportunas conforme a la normativa laboral.

 

7. Entrada en Vigor y Revisión del Protocolo

Este protocolo de teletrabajo y registro horario remoto entra en vigor en la fecha de su publicación interna. Será comunicado a todos los empleados y formará parte de las normas organizativas de la empresa. Se recomienda a cada trabajador revisar detenidamente su contenido y plantear a RR.HH. cualquier duda sobre su aplicación práctica.

Dado que las circunstancias legales y operativas pueden evolucionar, el protocolo estará sujeto a revisiones periódicas. En particular, se revisará cuando:

• Se apruebe una nueva normativa interna sobre teletrabajo o desconexión digital, para integrarla en el texto.
• Haya cambios legislativos a nivel estatal que afecten al teletrabajo o al control horario, de modo que el protocolo se adapte para seguir cumpliendo la ley.

Cumplimiento y responsabilidades: Todos los empleados en teletrabajo tienen la responsabilidad de seguir este protocolo. Los mandos intermedios y RR.HH. velarán por su cumplimiento y ofrecerán soporte para su correcta implementación (formación en el uso de la herramienta de fichaje, resolución de incidencias, etc.). El incumplimiento injustificado de las obligaciones de registro horario o cualquier manipulación dolosa podrá ser sancionado conforme a la gravedad del hecho, tal como se haría con un incumplimiento similar en trabajo presencial.

Con estas medidas, la empresa busca fomentar un entorno de teletrabajo transparente y respetuoso con los derechos de los trabajadores, cumpliendo con la normativa vigente y preparándose para integrar mejoras futuras en beneficio de ambas partes (empresa y personal). El teletrabajo, apoyado en un registro horario remoto riguroso, puede así desarrollarse de forma sostenible, asegurando tanto la flexibilidad para el empleado como el control horario exigido legalmente​.