Control horario obligatorio en España: qué exige la normativa, qué sistemas son válidos y cómo cumplir también con el RGPD
El Real Decreto-Ley 8/2019 modificó el art. 34 del Estatuto de los Trabajadores para introducir la obligación de registro diario de jornada. Entró en vigor el 12 de mayo de 2019 y no tiene excepciones por tamaño de empresa ni sector. Más de cinco años después, la Inspección de Trabajo sigue detectando incumplimientos en empresas que creen estar al día.
Qué exige exactamente el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
Registro diario con hora de inicio y finalización
El sistema debe registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, cada día. No basta con registrar el total de horas trabajadas: debe constar la hora exacta de entrada y salida.
Fiabilidad: no editable sin traza
El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo establece que el sistema debe garantizar que los datos no puedan modificarse a posteriori sin dejar rastro. Una hoja de Excel sin protección o un libro en papel modificable no cumplen este requisito.
Conservación durante cuatro años y accesibilidad
Los registros deben conservarse durante un mínimo de cuatro años y permanecer a disposición de los propios trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
Qué sistemas de registro son válidos y cuáles no
| Sistema | ¿Válido? | Condición clave |
|---|---|---|
| Software de fichaje con auditoría | ✔ Sí | Registro fiable, no editable sin traza |
| App móvil con geolocalización | ✔ Sí | Cumplir art. 90 LOPDGDD (info previa) |
| Tarjeta o lector de acceso | ✔ Sí | Datos accesibles al trabajador y 4 años |
| Excel / hoja de cálculo | ⚠ Depende | Solo si está protegida y no es editable |
| Libro de registro en papel | ⚠ Depende | Solo si no puede modificarse a posteriori |
| Fichaje biométrico (huella, cara) | ⚠ Solo con EIPD | Requiere evaluación de impacto previa (art. 35 RGPD) |
Régimen sancionador: qué puede costar el incumplimiento
| Infracción (LISOS) | Clasificación | Sanción |
|---|---|---|
| No llevar registro de jornada (art. 7.5 LISOS) | Grave | 626 € – 6.250 € |
| Registro incompleto o no accesible a trabajadores | Grave | 626 € – 6.250 € |
| No conservar registros 4 años | Grave | 626 € – 6.250 € |
| Reincidencia o incumplimiento sistemático | Puede agravarse | Hasta 187.515 € |
Control horario y RGPD: el punto que muchas empresas pasan por alto
Sistemas de geolocalización (art. 90 LOPDGDD)
Si el sistema incorpora geolocalización, aplica el art. 90 de la LOPDGDD: la empresa debe informar a los trabajadores con carácter previo sobre la existencia del sistema y sus características.
Sistemas biométricos: evaluación de impacto obligatoria
Si el sistema usa datos biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial), el RGPD los clasifica como datos de categoría especial (art. 9). La AEPD ha publicado una guía específica sobre datos biométricos que establece que su uso requiere una evaluación de impacto (EIPD, art. 35 RGPD) antes de implantar el sistema.
Errores más frecuentes que detecta la Inspección de Trabajo
- No registrar la jornada o hacerlo de forma genérica. Anotar «jornada completa» sin especificar la hora de entrada y salida no
cumple el requisito. - Usar sistemas editables sin control de cambios. Los Excel sin protección son los sistemas que más sanciones generan.
- No garantizar el acceso de los trabajadores a sus propios registros. El art. 34.9 ET establece explícitamente que los trabajadores deben poder consultar sus registros.
- No adaptar el sistema al teletrabajo. Los empleados en trabajo a distancia tienen exactamente las mismas obligaciones de registro.
- No conservar los registros el plazo mínimo requerido. Los cuatro años deben computarse por empleado y año natural.
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- Fiabilidad garantizada: Registro no editable sin traza de auditoría — cumple Criterio Técnico 101/2019
- Acceso del trabajador: El empleado puede consultar sus propios registros en cualquier momento
- Conservación 4 años: Almacenamiento automático conforme al plazo legal
- Adaptado al teletrabajo: Funciona para equipos presenciales, remotos y en movilidad
- RGPD integrado: Base jurídica, plazos de conservación e información al empleado configurados desde el diseño
📋 Marco normativo de referencia
- Real Decreto-Ley 8/2019 — Art. 34.9 ET (registro de jornada) — boe.es
- Estatuto de los Trabajadores (arts. 20.3 y 34.9) — boe.es
- LISOS (art. 7.5: infracción grave) — boe.es
- Criterio Técnico 101/2019 ITSS — mites.gob.es
- RGPD (arts. 9, 13, 14 y 35) — eur-lex.europa.eu
- AEPD — Guía sobre el uso de datos biométricos — aepd.es
Preguntas frecuentes
¿El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas?
Sí, sin excepción por tamaño ni sector. El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción dada por el Real Decreto-Ley 8/2019, establece la obligación para toda empresa con trabajadores en España.
¿Puede usarse Excel para el registro de jornada?
En principio sí, pero con condiciones. El Criterio Técnico 101/2019 exige que el sistema no sea editable sin dejar rastro. Un Excel sin protección no cumple este requisito porque cualquier dato puede modificarse sin traza.
¿Los empleados en teletrabajo también deben fichar?
Sí. El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no distingue entre trabajo presencial y trabajo a distancia. Los empleados en teletrabajo tienen exactamente la misma obligación de registro de jornada.
¿Qué ocurre si la empresa usa huella dactilar para el control horario?
Los datos biométricos son datos de categoría especial bajo el art. 9 del RGPD. La AEPD ha establecido que su uso para el control horario requiere una evaluación de impacto (EIPD) previa a la implantación. Sin esa EIPD, el uso de datos biométricos es una infracción del RGPD.
¿Cumple el sistema de registro de jornada de tu empresa todos los requisi
tos?
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